Restoranlarda Satın Alma Yönetimi Nasıl Yapılmalıdır?

Rekabet ortamının küresel hale gelmesinin ardından günümüzde işletmelerin temel amacı olan, varlıklarını sürdürmeleri ve büyümeleri zor bir hale almıştır. Bu doğrultuda, işletmelerin zorlu rekabet koşullarında, etkin bir satın alma yönetimi her zamankinden daha fazla önem teşkil etmiştir. Çünkü bu yönetim, işletmelerin rekabet avantajı elde etmesini sağlar. Bir başka deyişle satın alma yönetimi, doğru ürünün, doğru zamanda, doğru fiyatta ve doğru tedarikçiden temin edilme sürecidir. Satın alma yönetimi, işletmelere hem maliyet avantajı sağlar hem de temin edilecek mal ve hizmetlerin kalitesi, zamanında teslimi ve stok kontrolü açısından da önem teşkil eder. Satın alma yönetimi, tedarik zinciri yönetiminin önemli bir halkası konumundadır. Etkin bir satın alma yönetiminin işlemesi için, iki önemli konu öne çıkar. Bunlardan ilki, tedarikçilerin performansının değerlendirilmesi, diğeri ise tedarikçi hayat seyri yönetimidir. Her iki konu da tedarik zincirinin yani satın alma yönetiminin olmazsa olmazları olarak görülmektedir.

• Satın alma yönetimi
• Satın alma yönetimi özellikleri
• Yeme içme işletmelerinde satın alma

Satın Alma Süreci

Satın alma işlemlerinde pazar araştırması yapmak ve pazar alternatiflerinin doğru şekilde analiz edilmesi çok önemlidir. Satın alma süreci; işletmenin, tedarikçilerden teçhizat, parça vb. satın alma talebi ile başlar ve satın alma departmanın ürün ve hizmetlerin teslim alındığının teyit etmesiyle son bulur. Satın alma sürecinin temel basamakları şu şekildedir:

1. Satın alma departmanı satın alma talebini doğrular ve işlemler başlamış olur.

2. Satın alma departmanı, talep edilen malları temin edebilecek tedarikçileri önceden belirler. Tedarikçi değerlendirme sıralaması bu basamakta kullanılır.
3. Satın alma departmanı tedarikçiye siparişi bildirir.  Tedarikçi ile pazarlık bu basamakta gerçekleşir.
4. Satın alma departmanı siparişleri takipler. Olası gecikmeler ilgili departmana bildirimlerde bulunur. Sipariş ile ilgili miktar vb. değişiklikler varsa tedarikçeye haber eder.
5. Tedarikçilerden gelen ürünler kalite ve miktar yönünden kontrol edildikten sonra teslim işlemi gerçekleşir. Gelen mallar istenilen şartları sağlamıyorsa tedarikçiye ger gönderirilir. Her durumda bilgiler tedarikçi değerlendirme dosyalarına yazılır.
6. Bunlarında ardından, satın alınan ürün / malzemelerin maliyetlerini düşürmek, performansını artırmak amacıyla fonksiyonları test edilerek değer analizi yapılır.

Restoranlarda Satın Alma Yönetimi

Satın alma süreçleri içerisinde dikkat edilmesi gereken temel aşamaların başında sipariş verme ve pazarlık aşaması gelir. İşletmenin sipariş vereceği ürünün piyasa araştırmasının etkin bir şekilde yapılması, fayda maliyet oranının tespit edilmesi ve yiyecek içecek işletmesinin satın alma yöneticisinin tedarikçiler arasında yapacağı pazarlıklar bu aşamayı etkin ve başarılı kılar. Tedarik edilen ürünlerin işletmeye teslim edilmesi süreci, süreçte yaşanılacak olan sorunların önüne geçilebilmesi ve taraflar arasında anlaşmazlıkların çözülebilmesi için sözleşme uygulaması yapılmalıdır. Yiyecek içecek işletmeleri sözleşme konusuna önem vermelidir. Sözleşmede belirlenen ve tarafların üzerinde anlaştığı hususlar doğrultusunda gerçekleştirilmesi gereken teslim alma işleminin profesyonel görevliler tarafından yapılması da önemli bir konudur.

Restoranlarda Satın Alma Bölümü ve İşlevi

Satın alma işlemleri genellikle satıcıya telefonla sipariş verme işleminde olduğu gibi kolay yöntemlerle gerçekleşir. Bu işleme resmi olmayan satın alma yöntemleri denir. Resmi satın alma yönteminde ise ilan yoluyla ya da fiyat teklifleri alınarak işlem gerçekleştirilir. Resmi olmayan satın alma işleminde karşılaşılan zorluklar içinde zamanın kısıtlı olması, yetersiz sayıda satıcıların bulunması, küçük miktarlarda satın alımlar, ürünün bozulabilir nitelikte olması ve faaliyetlerin hızlı bir şekilde gerçekleşmesi gibi etmenler bulunur.

Satın alma fonksiyonunun kontrolü, yiyeceklerin istenilen kalitede ve uygun fiyattan satılmasına olanak tanır. Restoran işletmelerinde, restoran şefi satın almadan sorumlu kişidir. Satın alma çalışması, alınacak malzemelerin tespit edilmesi ile başlar. Ardından, bunun alım zamanı ve hangi kaynaktan alınacağı gibi hususlar araştırılır, fiyat ve kalite açısından, işletme için en uygun olanının seçimi yapılmalıdır. Bu süreçte bir form hazırlanır ve formda alınacak malzemelerin miktarı, elde bulunan miktarı, fiyatı ve ilgili departmanın adı gibi bilgiler bu forma işlenir.

Satın Alma Yönetiminin Restoranlara Faydaları

Satın alma yönetimin faydaları vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Satın alma yönetimi, restoranların malzeme ve hizmetlerini uygun maliyetlerle satın almasını sağlar. Tedarikçilerle yapılan müzakereler, toptan satın alma ve indirim anlaşmaları gibi stratejiler kullanılarak maliyetler düşürülür ve kârlılık artırılır.

• İyi bir satın alma yönetimi, restoranlara kaliteli ve taze ürünlerin tedarikini sağlar. İyi seçilmiş tedarikçilerle iş birliği yaparak, restoranlar yüksek kaliteli malzemeleri rekabetçi fiyatlarla elde edebilir. Taze ürünlerin kullanılması, yemeklerin lezzetini ve müşteri memnuniyetini artırır.
•  Satın alma yönetimi, restoranların tedarik zincirini etkin bir şekilde yönetmelerini sağlar. Malzemelerin zamanında teslim edilmesi, stok düzeylerinin optimize edilmesi ve verimli envanter yönetimi gibi faktörler, operasyonel verimliliği artırır ve müşteri taleplerini karşılamada yardımcı olur.
•  İyi bir satın alma yönetimi, restoranların tedarikçileriyle güçlü ilişkiler kurmalarını sağlar. Uzun vadeli ve karşılıklı fayda sağlayan işb irlikleri, tedarikçilerin restoranlara öncelikli hizmet sunmalarını sağlar. Aynı zamanda, müşterilerine kaliteli hizmet sunan tedarikçilerin tercih edilmesi, restoranların itibarını artırır.
• Satın alma yönetimi, restoranlara tedarik zinciri ve malzeme teminindeki riskleri yönetme imkanı sağlar. Alternatif tedarikçilerin bulunması ve kriz durumlarında hızlı tepki verilmesi, iş sürekliliğini sağlar. Ayrıca, malzeme kalitesi veya güvenlikle ilgili sorunlarla ilgili riskleri azaltmak için tedarikçilerin denetlenmesi ve sertifikasyon süreçlerinin uygulanması da önemlidir.
• Satın alma yönetimi, restoranların verimliliğini artırmak için işletme süreçlerini optimize etmelerini sağlar. Talep tahminleri, envanter yönetimi ve otomatik sipariş süreçleri gibi araçlar kullanılarak süreçlerde iyileştirmeler yapılır.

Restoranlarda Satın Alma Miktarının Belirlenmesi

Satın alma miktarını belirleme aşamasında işletmelerin karşılaştıkları iki tür maliyet öne çıkar. Bunlardan birincisi, stok taşıma maliyetidir. Sipariş miktarının artması işletme içerisindeki stok taşıma maliyetlerini de arttırmaktadır. İkincisi ise sipariş açma maliyetidir. Sİpariş açma aşamasında kullanılan işgücü ve sipariş sayısı başına tedarikçilere ödenen ek bedeller bu maliyet unusuru içerisinde yer alır. Satın alma miktarının belirlenebilmesi için yiyecek içecek işletmeleri ve birimleri tarafından kullanılabilen çeşitli yöntemler vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Sabit Sipariş Miktarı Yöntemi: İşletmenin sahip olduğu stoklar belirli bir düzeye düştüğünde toplam stok maliyetini en aza indirgeyecek şekilde önceden belirlenmiş miktarda sipariş istenir. Bu modelin uygulandığı işletmelerde stok maliyetini en az indirgeyecek bir sipariş miktarı, sipariş düzeyi ve emniyet stoku hesaplanır. Bu yöntem özellikle talep miktarının bilindiği ve talep hızının sabit olduğu işletmelerde uygulanır. Restoranlar, talep miktarı belirli olan ve çok tercih edilen ürünler de bu sipariş yöntemini kullanmaktadır.

• Ekonomik Sipariş Miktarı Yönetimi: Stokların tüm değişken maliyetlerini en düşük düzeye indirecek sipariş miktarının belirlenmesi amacıyla kullanılır. Bu yöntem yüksek ve düşük miktarlarda sipariş vermenin maliyetlerini göz önüne alarak bu 2 uç arasındaki en uygun noktayı tespit eder. Restoran işletmeleri çok satılan ürünlerde fazla sipariş vererek maliyetlerini düşürdükleri gibi az talep edilen veya daha pahalı ürünlerde talep geldiği anda sipariş vererek stok ve sipariş maliyetlerini düşürme yoluna gider.
• Talep Kadar Sipariş Modeli: Genellikle yüksek maliyetli ve pahalı ürünler için tercih edilen bu yöntemde belirli bir dönemde tedarik ihtiyacı doğduğu zaman talep edilen miktar kadar sipariş verilmektedir. İhtiyaç kadar siparişin verildiği bu yöntemde stok maliyeti yoktur. Sipariş verme sayısının arttığı durumlarda sipariş verme maliyetlerinin yükselmesi ile birlikte fiyat değişikliklerinin olumsuz etkiler yaratabileceği dezavantajları işletmenin ürün talebinde bulunurken göz önüne alınması gereken konulardır. Restoranlar, özellikle maliyeti yüksek olan havyar gibi ürünlerde bu yöntemi kullanarak sipariş ve stok maliyetlerini düşürmektedirler.
• Periyodik Sipariş Modeli: Ekonomik sipariş miktarı tespit edilerek dönemsel aralıklarla sürdürülen sipariş yöntemidir. Bu yöntemin özünde hangi dönemlerde siparişin ne kadar verileceğinin hesaplanması vardır. Periyodik sipariş modeli, belirli dönemlerde yükselen sipariş maliyetlerinin dengelenmesi için sıkça kullanılır. Yiyecek içecek ürünlerinin belirli dönemlerde sipariş edilmesi, maliyetlerin tüm yıla yayılmasını ve ürünlerin fiyatlarının yüksek olduğu zamanlarda satın alma yapmak yerine düşük dönemlerde gelen ürünlerin kullanımının sağlanması gibi faydalar içerir.
• En Düşük Birim Modeli: Bu modelin amacı birim başına maliyeti minimum seviyeye çekmektir.  Bu yöntemde karar ölçütünü oluşturan husus birim başına düşen en düşük maliyettir. Öncelikle, dönem içerisindeki ihtiyaç duyulan miktarda sipariş verildiğinde birim maliyetin ne kadar olacağı tahmin edilir. Sonrasında, gelecek dönemlerdeki net ihtiyaçların sipariş miktarına eklenmesi ile birim maliyeti yeniden hesaplanır. Bu yöntemde birim maliyetteki düşme oranı devam ettikçe bu işlem devam eder.

İlginizi Çekebilir: Müşterilerden Nasıl Daha Fazla Ürün Yorumu Alabiliriz?