Rekabet ortamının küresel hale gelmesinin ardından günümüzde işletmelerin temel amacı olan, varlıklarını sürdürmeleri ve büyümeleri zor bir hale almıştır. Bu doğrultuda, işletmelerin zorlu rekabet koşullarında, etkin bir satın alma yönetimi her zamankinden daha fazla önem teşkil etmiştir. Çünkü bu yönetim, işletmelerin rekabet avantajı elde etmesini sağlar. Bir başka deyişle satın alma yönetimi, doğru ürünün, doğru zamanda, doğru fiyatta ve doğru tedarikçiden temin edilme sürecidir. Satın alma yönetimi, işletmelere hem maliyet avantajı sağlar hem de temin edilecek mal ve hizmetlerin kalitesi, zamanında teslimi ve stok kontrolü açısından da önem teşkil eder. Satın alma yönetimi, tedarik zinciri yönetiminin önemli bir halkası konumundadır. Etkin bir satın alma yönetiminin işlemesi için, iki önemli konu öne çıkar. Bunlardan ilki, tedarikçilerin performansının değerlendirilmesi, diğeri ise tedarikçi hayat seyri yönetimidir. Her iki konu da tedarik zincirinin yani satın alma yönetiminin olmazsa olmazları olarak görülmektedir.
Satın alma işlemlerinde pazar araştırması yapmak ve pazar alternatiflerinin doğru şekilde analiz edilmesi çok önemlidir. Satın alma süreci; işletmenin, tedarikçilerden teçhizat, parça vb. satın alma talebi ile başlar ve satın alma departmanın ürün ve hizmetlerin teslim alındığının teyit etmesiyle son bulur. Satın alma sürecinin temel basamakları şu şekildedir:
Satın alma departmanı satın alma talebini doğrular ve işlemler başlamış olur.
Satın alma süreçleri içerisinde dikkat edilmesi gereken temel aşamaların başında sipariş verme ve pazarlık aşaması gelir. İşletmenin sipariş vereceği ürünün piyasa araştırmasının etkin bir şekilde yapılması, fayda maliyet oranının tespit edilmesi ve yiyecek içecek işletmesinin satın alma yöneticisinin tedarikçiler arasında yapacağı pazarlıklar bu aşamayı etkin ve başarılı kılar. Tedarik edilen ürünlerin işletmeye teslim edilmesi süreci, süreçte yaşanılacak olan sorunların önüne geçilebilmesi ve taraflar arasında anlaşmazlıkların çözülebilmesi için sözleşme uygulaması yapılmalıdır. Yiyecek içecek işletmeleri sözleşme konusuna önem vermelidir. Sözleşmede belirlenen ve tarafların üzerinde anlaştığı hususlar doğrultusunda gerçekleştirilmesi gereken teslim alma işleminin profesyonel görevliler tarafından yapılması da önemli bir konudur.
Restoranlarda Satın Alma Bölümü ve İşlevi
Satın alma işlemleri genellikle satıcıya telefonla sipariş verme işleminde olduğu gibi kolay yöntemlerle gerçekleşir. Bu işleme resmi olmayan satın alma yöntemleri denir. Resmi satın alma yönteminde ise ilan yoluyla ya da fiyat teklifleri alınarak işlem gerçekleştirilir. Resmi olmayan satın alma işleminde karşılaşılan zorluklar içinde zamanın kısıtlı olması, yetersiz sayıda satıcıların bulunması, küçük miktarlarda satın alımlar, ürünün bozulabilir nitelikte olması ve faaliyetlerin hızlı bir şekilde gerçekleşmesi gibi etmenler bulunur.
Satın alma fonksiyonunun kontrolü, yiyeceklerin istenilen kalitede ve uygun fiyattan satılmasına olanak tanır. Restoran işletmelerinde, restoran şefi satın almadan sorumlu kişidir. Satın alma çalışması, alınacak malzemelerin tespit edilmesi ile başlar. Ardından, bunun alım zamanı ve hangi kaynaktan alınacağı gibi hususlar araştırılır, fiyat ve kalite açısından, işletme için en uygun olanının seçimi yapılmalıdır. Bu süreçte bir form hazırlanır ve formda alınacak malzemelerin miktarı, elde bulunan miktarı, fiyatı ve ilgili departmanın adı gibi bilgiler bu forma işlenir.
Satın alma yönetimin faydaları vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:
Satın alma yönetimi, restoranların malzeme ve hizmetlerini uygun maliyetlerle satın almasını sağlar. Tedarikçilerle yapılan müzakereler, toptan satın alma ve indirim anlaşmaları gibi stratejiler kullanılarak maliyetler düşürülür ve kârlılık artırılır.
Satın alma miktarını belirleme aşamasında işletmelerin karşılaştıkları iki tür maliyet öne çıkar. Bunlardan birincisi, stok taşıma maliyetidir. Sipariş miktarının artması işletme içerisindeki stok taşıma maliyetlerini de arttırmaktadır. İkincisi ise sipariş açma maliyetidir. Sİpariş açma aşamasında kullanılan işgücü ve sipariş sayısı başına tedarikçilere ödenen ek bedeller bu maliyet unusuru içerisinde yer alır. Satın alma miktarının belirlenebilmesi için yiyecek içecek işletmeleri ve birimleri tarafından kullanılabilen çeşitli yöntemler vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:
Sabit Sipariş Miktarı Yöntemi: İşletmenin sahip olduğu stoklar belirli bir düzeye düştüğünde toplam stok maliyetini en aza indirgeyecek şekilde önceden belirlenmiş miktarda sipariş istenir. Bu modelin uygulandığı işletmelerde stok maliyetini en az indirgeyecek bir sipariş miktarı, sipariş düzeyi ve emniyet stoku hesaplanır. Bu yöntem özellikle talep miktarının bilindiği ve talep hızının sabit olduğu işletmelerde uygulanır. Restoranlar, talep miktarı belirli olan ve çok tercih edilen ürünler de bu sipariş yöntemini kullanmaktadır.
İlginizi Çekebilir: Müşterilerden Nasıl Daha Fazla Ürün Yorumu Alabiliriz?