E fatura yani elektronik faturalar, kişilerin bir ürün ya da bir hizmet satın alma siparişlerini, kredi notlarını, borçlarına dair notlarını, ödeme koşullarını, havale makbuzlarını ve ödeme talimatlarını içeren faturalardır. E-fatura, pek çok farklı giriş seçeneği ve teknolojik araçlar ile ortaya konulabilir. Muhasebe biriminin ana sorumluluğu, tedarikçilerden aktarılan ödenmemiş faturaları onaylamak, işleme koymak ve ödemesini takip etmektir. Bir faturanın hazırlanması süreci faturadaki dikkate değer rakamsal verilerin kaydedilmesini ve firmanın dosyalama sistemlerine işlenmesini içermektedir. Bu işlemler yapıldıktan sonra faturaların ödenebilmesi için firmanın iş süreçlerinden geçmesi gerekmektedir. Peki, e-ticarette fatura nasıl kesilir? E-fatura yeni bir belge türü değildir, kâğıt fatura ile aynı hukuki özelliklere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığınca yönetilen e-fatura uygulamasında hedeflenen tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenilir, vakit ve maliyetten tasarruf etmeyi sağlayan bir sistem sağlamaktır.
E-Fatura sistemi, faturaların internet bağlantısı kullanılarak elektronik ortamda düzenlenmesine, paylaşılmasına ve izlenmesine olanak sağlayan bir sistemdir. Baskı ile ilgili araçları ve kağıtları kullanılmadan sunucular ile firmadan firmaya aktarılan e-Faturalar, 1 Eylül 2013 tarihinden bu yana hayatımızda. Bir e-fatura, XML ya da elektronik veri değişimi formatlarında, internet tabanlı web formları ile kesilen ve çeşitli verileri içerek bir belge şeklinde tanımlanabilir. Bu belgeler, XML, CSV ya da EDI gibi farklı formatla ile uyum sağlar. Bununla beraber e-faturalar, web uygulamaları, sanal yazıcılar, mailler ya da FTP siteleri ile yüklenebilir. Bir şirket, kağıt ya da PDF faturalardan verileri almak ve bu verileri faturaya işlemek amacıyla görüntüleme yazılımını seçebilir.
E-fatura kesmek için işlem yapmak isteyen mükellef, İnteraktif Vergi Dairesi ile bu işlemi yapabilirler. Dijital ortamda vergi dairesine giriş için kullanıcı adı ve şifre yazılması yeterli olacaktır.
E-fatura nasıl kesilir sorusunun yanıtını örnek ile açıklayalım:
● Sisteme kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapıldıktan sonra modül seçim ekranına ulaşılır ve Arşiv Portal bölümüne tıklanır.
● Kullanıcı-mükellef bilgilerinin kontrolü sağlanır.
● Ekranın sol kısmında yer alan Belge İşlemleri bölümüne tıklanır ve Fatura Oluştur sekmesine geçiş yapılır.
● Fatura ile ilgili istenen bilgiler doldurulur.
● Alıcı bilgileri bu kısımlara eklenir.
● Mal ve hizmet ile ilgili bilgiler eklenir.
● Toplam bölümü dikkatli şekilde kontrol edilir. Örneğin kira faturası düzenlemek için , stopaj eklemesi gibi detaylar unutulmamalıdır.
● Sistemin istediği bütün bilgiler eklendikten sonra güncel bakiye bilgisi eklenebilir.
● Ardından "Oluştur" yazısının yer aldığı butonuna tıklamak yeterlidir.
● Bu işlemin ardından e-fatura taslaklar alanına kaydedilecektir.
● Taslaklar bölümündeki faturayı onaylamak isteyenler ilk olarak fatura görüntüleme yapar.
● Görüntülenen fatura, herhangi bir yanlışlık yoksa onaylanabilir.
● Ancak fatura onayladıktan sonra düzeltme ya da iptal etme işlemlerine yapılamaz.
● Onay işlemini tamamlamak için GİB imza butonuna tıklanır.
● Cep telefonununa bir şifre gelir. Bu şifreyi, ekrandaki alana girmek gerekir.
● Şifreyi yazıp, onay verilince e-faturanız kesilmiş olur.
E-arşiv fatura nasıl kesilir sorusuna yanıt olabilecek 3 farklı yöntem var. Bunlar şu şekilde sıralanabilir;
● GİB Portal ile e-arşiv fatura kesilebilir. Bu platform Gelir İdaresi Başkanlığı bünyesinde bulunur. Portala giriş yaparak e-arşiv fatura işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.
● Entegrasyon ile e-arşiv faturası kesilebilir. İşletmeler, e-arşiv fatura işlemlerini kendileri yapmak isteyebilirler. Entegrasyon yöntemiyle süren bu sistem, şirketlerin kendine özel servis ve uygulama geliştirmeleri sayesinde mümkün olur. Ardından GİB’den alınan onay kullanılarak entegrasyonun kullanımına başlayabilirsiniz.
● Özel Entegratör ile E-arşiv fatura kesmek mümkündür. kullanıcılar için bazı özel entegratör türleri vardır. Bu yöntemde ise e arşiv faturası kesmek isteyen şirket, herhangi bir yazılım için para vermek zorunda kalmaz. Hazır paketler ile e-arşiv fatura işlemleri kolaylıkla tamamlanabilir.
E-arşiv portalı kullanmak, firmalar için farklı avantajlar sunar;
● Mali mühür almaya gerek kalmaz.
● Ücretsiz uygulamalar kullanılabilir.
● Elektronik fatura sistemine geçmek mecburiyetinde kalmazsınız.
● Kestiğiniz fatura 6 ay kadar arşivde saklanır.
● Kolaylıkla e-fatura oluşturmaya ve düzenlemenize izin verir.
1 yıllık cirosu 5 milyon Türk Lirası ve üzerindeki tüm firmaların e-Fatura kullanmaları zorunludur. Öte yandan e-Faturanın avantajlarından faydalanmak isteyen işletmeler de gönüllü şekilde bu e- faturaya geçiş yapabilirler. Gönüllü şekilde katılan firmalar, istedikleri zaman sistemden ayrılabilirler.
Ülkemizde ve dünyada pek çok firma, etki alanlarını büyütmek hedefiyle çeşitli ülkelerle ticaret yapar. En popüler ihracat çeşitlerinden biri olan e-ticaret, şirketlerin satış rakamlarını artırır. Türkiye dışında e-ticaret yapanların e-fatura gibi prosedürlere uyum sağlamaları zorunludur. E-ihracatta fatura kesmek, ülkeler arası elektronik ticaret yapan firmaları yakından ilgilendirir. Sınır ötesine ticaret yapan vergi mükellefleri ihracat faturasını e-ihracat şeklinde düzenlemelidir. Bu işlemin bazı kriterleri vardır. Gümrük çıkış beyannamesi hazırlanacaksa tüm faturalar buna uygun şekilde oluşturulmalı. Ticaret eğer mikro ihracat kapsamında değerlendiriliyorsa e-ihracat faturasına gerek yoktur.
E-Fatura sistemi nasıl işliyor sorusuna yanıt olarak e-Fatura’nın elektronik ortamda düzenlenerek alıcıya elektronik ortamda iletilmesi cevabı verilebilir. Faturada muhtemel bir yanlışlık olması durumunda elektronik ortamda iptal veya itiraz edilebilir. Faturaların arşivlenmesi işlemi de yine elektronik ortamda sürdürülmektedir.
E-Fatura sadece e-fatura mükelleflerine kesilebilir ve gönderilebilir. e-Arşiv faturaları ise gönderenin e-fatura mükellefi, alıcının ise kağıt fatura kullanan ya da son kullanıcı olması halinde kullanılır. Kısaca e-arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere kesilerek gönderilmektedir.
E-fatura maliyet avantajı sağlar ve bunun yanı sıra operasyonel yükü azaltır. Kağıt, boya, zarf, posta ücreti arşivleme masrafları, mutabakat vb. masrafları ortadan kaldırır. Birim başına ortalama 14-16 Türk Lirası olan kağıt fatura maliyeti e-fatura sayesinde kuruşlarla ifade edilebilecek seviyeye kadar düşer.
e-Fatura, veri format ve standartları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafınca belirlenen, 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre bir faturada yer alması gereken bilgileri barındıran, satıcı ve alıcı arasındaki gönderiminin GİB üzerinden gerçekleştirildiği e-Belge olarak tanımlanır.
E-fatura kesen şirketler, ilgili faturalarını UBL-TR formatı ile hazırlanmalıdır. Ancak e-arşiv portal üzerinden fatura kesen şirketler ise istedikleri formatı kullanabilirler. E-arşiv portal üzerinden hazırlanan faturalar mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanmaktadır ancak e-faturada bir zaman damgası yoktur.
e-Fatura, elektronik bir fatura olarak tanımlanır. İnternet üzerinden hazırlanır ve e-Fatura kullanan taraflara iletilir. e-Arşiv Fatura da bir elektronik fatura olarak dikkat çeker. Dijital ortamda oluşturulur, faturaların elektronik ortamda arşivlenmesini sağlar. Fakat e-Fatura kullanıcısı olmayan taraflara da iletilir.
Yayımlanan Vergi Usulü Kanunu tebliği üzerinden yola çıkılarak e-ticaret yapan satıcılar için elektronik faturaya geçiş şartları dönem dönem değiştirilir. 2020 ve 2021 hesap dönemleri içerisindeki brüt satış hasılatları 1 milyon TL olan, 2022 ya da sonrasındaki yıllar için ise 500 bin TL ve üzeri satış hasılatına sahip olan satıcılarına e-Fatura kullanımı zorunlu hale geldi. Her yıl e-faturaya geçiş zorunluluk şartları ve limitleri biraz daha düşürülüyor.